Datenschutzerklärung

Narrhalla Oberschleißheim e. V.

Postfach 1121, 85758 Oberschleißheim

E-Mail: info@narrhalla-oberschleissheim.de

Vereinsregister: VR 14576

Vertreten durch den Vorstand (§ 26 BGB).

• Die Anwendung dient ausschließlich der vereinsinternen Verwaltung (Mitglieder, Termine, Beiträge, Finanzen). Es findet kein Tracking, keine Werbung und keine Weitergabe zu kommerziellen Zwecken statt.
• Der Zugriff erfordert ein persönliches Benutzerkonto; ein Rollen- und Rechtesystem beschränkt jede Ansicht auf das Erforderliche (Need-to-know). Bankverbindungen sehen z. B. nur Benutzer mit Verwaltungsrecht vollständig.
• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS); Server-Geheimnisse wie Mailserver-Passwort und 2FA-Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), Passwörter nur als Hash (bcrypt).
• Protokoll-Einträge maskieren sensible Feldwerte (z. B. IBAN, Adressen) und werden automatisch gelöscht (siehe Ziffer 5).

Es werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies gesetzt (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich. Beim ersten Aufruf weist ein einmaliger Hinweis am unteren Bildschirmrand darauf hin:

• nos_session – Anmelde-Sitzung (HttpOnly, höchstens 30 Tage; wird bei Passwortänderung serverseitig ungültig; die Sitzung endet zusätzlich automatisch nach 1 Stunde ohne Aktivität).
• nos_2fa_pending – nur während des zweiten Anmeldeschritts bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung (5 Minuten).
• nos_role_preview – nur während eines von einem Benutzerverwalter bewusst gestarteten „Rechte-Tests“ (Ansicht der Anwendung mit den reduzierten Rechten einer Rolle oder Rollen-Kombination); HttpOnly, endet automatisch nach 30 Minuten.
• nos-theme (localStorage) – gewähltes Design hell/dunkel, verlässt das Gerät nicht.
• nos-cookie-notice (localStorage) – merkt sich, dass der einmalige Cookie-Hinweis bestätigt wurde; verlässt das Gerät nicht.
• Ansichts- und Hinweis-Einstellungen (localStorage, z. B. nos-clients-view, nos-abos-view, nos-update-dismissed-…, nos-install-dismissed) – gewählte Listen-/Kartenansicht und ausgeblendete Hinweise; verlassen das Gerät nicht.
• nos-offline (localStorage) – ein schlanker Ausschnitt deiner nächsten eigenen Termine, damit die App diese auch ohne Internetverbindung anzeigen kann. Er wird nur auf deinem Gerät gespeichert und beim Abmelden automatisch gelöscht.
• nos-termincheck-karte (localStorage) – merkt sich deine Entscheidung, die Routenkarte im Termin-Check zu laden (siehe Ziffer 14a); verlässt das Gerät nicht und ist über „Karte ausblenden“ jederzeit löschbar.
• nos-last-activity (localStorage) – Zeitstempel der letzten Aktivität für die automatische Abmeldung; verlässt das Gerät nicht.

Für Benutzer der Anwendung werden Benutzername, optional Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, zugewiesene Rollen samt etwaiger Zusatzrechte sowie der Zeitpunkt der letzten Anmeldung verarbeitet – zur Bereitstellung des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Absicherung des Systems (lit. f). Der Zeitpunkt der letzten Anmeldung ist für Benutzer mit Benutzerverwaltungs-Recht in der Benutzerliste sichtbar (Erkennen ungenutzter Konten, Missbrauchsabwehr). Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert; Links zum Zurücksetzen sind eine Stunde gültig und werden nur als Prüfsumme abgelegt. 2FA-Geheimnisse liegen verschlüsselt vor.

Dazu kommen persönliche Darstellungs-Einstellungen – etwa die Farbe der Namenskürzel und die bevorzugte Anzahl Einträge pro Seite in langen Listen. Sie dienen allein der Bedienung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sind für andere Benutzer nicht sichtbar und lassen sich im eigenen Profil jederzeit ändern. Sie liegen am Konto und nicht im Browser, damit sie auf jedem Gerät gelten.

Sicherheitsrelevante Aktionen (An-/Abmeldung, Änderungen an Daten) werden mit Aktion, Zeitpunkt, Benutzer, IP-Adresse und Gerätekennung (User-Agent) protokolliert. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sensible Feldwerte erscheinen im Protokoll nur maskiert. Einträge werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht; ebenso werden abgelaufene Einträge des Anmelde-Schutzes (IP-basierte Zugriffsbegrenzung) regelmäßig entfernt. Ausnahme: Protokolleinträge zu Finanzvorgängen (Kassenbuch, Beiträge, Rechnungen, Spenden/Auslagen) bilden die nach den GoBD erforderliche Änderungshistorie und werden 8 Jahre aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. §§ 146, 147 AO).

Fehlerprotokoll: Tritt in der Anwendung ein technischer Fehler auf, wird er zur Fehlerdiagnose und Sicherstellung des Betriebs protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – mit Zeitpunkt, betroffener Funktion, technischer Fehlerursache und, sofern angemeldet, dem ausführenden Benutzerkonto. Das gilt auch für Fehler, die im Browser angemeldeter Benutzer auftreten und zur Diagnose an den Server übermittelt werden (nur Fehlertext und Seitenpfad ohne Suchparameter, mengenbegrenzt). Eingegebene Inhalte (Formulardaten), Passwörter und Zugangsdaten werden dabei nicht gespeichert; technische Details werden vor der Ablage automatisch um solche Werte bereinigt. Einsehbar ist das Fehlerprotokoll nur für Benutzer mit gesondertem Recht. Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, als erledigt markierte bereits früher.

Vorlagen-Historie: Änderungen an den Gestaltungs-Vorlagen der erzeugten Dokumente (Briefkopf, Fußzeilen, Textbausteine) werden mit Revisionsnummer, Zeitpunkt und ändernder Benutzerkennung dauerhaft versioniert, damit sich das Zustandekommen offizieller Dokumente später nachvollziehen lässt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Historie enthält keine Mitglieds- oder Kundendaten, sondern nur die Vorlagentexte selbst.

Zur Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. der Vereinssatzung) werden verarbeitet: Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum), Mitgliedschaftsdaten (Status, Ein-/Austritt, Funktionen, Tanzgruppen, Ämter, Ehrungen), Termin-Teilnahmen und -Einsätze sowie hochgeladene Dokumente (z. B. Mitgliedsantrag) und – sofern hinterlegt – ein Mitgliedsfoto.

• Mitgliedsfoto: Ein Foto kann freiwillig hinterlegt werden und dient der internen Wiedererkennung in der Mitgliederverwaltung sowie – sofern im Ausweis-Design aktiviert – dem Aufdruck auf den Mitgliedsausweis (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es ist in der Anwendung nur für angemeldete Benutzer mit Mitglieder-Recht sichtbar, kann jederzeit entfernt werden und wird bei Anonymisierung oder Löschung des Mitglieds automatisch gelöscht.
• Einwilligungen: Foto-Veröffentlichung und Newsletter-Versand erfolgen nur mit dokumentierter Einwilligung inkl. Datum (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO) und sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Einzelheiten zur Bildveröffentlichung siehe Ziffer 6a.
• Notfallkontakte sind Daten Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f); der Verein informiert die betroffene Person nach Art. 14 DSGVO.
• Rundmails an Mitglieder werden per BCC versendet – Empfänger sehen einander nicht.
• Infomaterial-Versand: Allgemeine Vereinsdokumente (z. B. Begrüßungsmappe, Satzung) können Mitgliedern per E-Mail zugesendet werden – einzeln oder als Sammel-Versand an einen gefilterten Mitgliederkreis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Nachweis wird der Versand protokolliert (Dokument, Zeitpunkt, verwendete E-Mail-Adresse, ausführender Benutzer); aus dem Protokoll wird intern angezeigt, welche Mitglieder die aktuelle Fassung eines Dokuments bereits erhalten haben. Bei einer Anonymisierung des Mitglieds wird die gespeicherte Empfängeradresse aus dem Versand-Protokoll entfernt.
• Rundschreiben: Der Verein kann Rundschreiben per E-Mail an ein gefiltertes Mitglieder-Segment (nach Status, Tanzgruppe, Funktion) versenden. Für Vereinskommunikation im Rahmen der Mitgliedschaft (z. B. Einladungen) stützt sich der Versand auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für werbliche Inhalte kann der Empfängerkreis auf Mitglieder mit dokumentierter Newsletter-Einwilligung beschränkt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zum Nachweis wird je Empfänger protokolliert (Name, E-Mail-Adresse, Zustellstatus, Zeitpunkt); die E-Mails werden einzeln versendet, sodass Empfänger einander nicht sehen. Bei einer Anonymisierung des Mitglieds werden Name und E-Mail-Adresse aus diesem Protokoll entfernt.
• Ehrungen & Urkunden: Zu Vereinstreue-Ehrungen kann die Anwendung eine Urkunde als PDF erzeugen, die Name und Ehrung des Mitglieds enthält; sie wird bei Bedarf erstellt und nicht dauerhaft gespeichert. Sofern aktiviert, erinnert die Anwendung Berechtigte intern an anstehende Ehrungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Vereinsführung).
• Automatische Glückwünsche: Sofern der Verein dies aktiviert hat, versendet die Anwendung am Tag des Geburtstags oder eines Vereinsjubiläums automatisch einen persönlichen Glückwunsch per E-Mail an das jeweilige Mitglied (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Mitgliederpflege). Der Versand lässt sich je Mitglied deaktivieren; verwendet werden nur Vorname, Anrede, Geburts- bzw. Eintrittsdatum und E-Mail-Adresse. Es wird lediglich vermerkt, in welchem Jahr zuletzt gratuliert wurde (Schutz vor Doppelversand), kein Inhalt gespeichert.

Bei Vereinsveranstaltungen entstehen Foto- und Videoaufnahmen. Ihre Veröffentlichung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO). Die Einwilligung wird kanalgenau erteilt und gespeichert – getrennt für Vereins-Website, Presse/lokale Medien, soziale Netzwerke sowie gedruckte Vereinsmedien. Jeder Kanal kann einzeln freigegeben oder verweigert werden.

Gespeichert werden die freigegebenen Kanäle, der Zweck, das Datum der Erteilung sowie – zum Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO – eine unveränderliche Historie aller Änderungen (Erteilung, Änderung, Widerruf mit Zeitpunkt). Die Einwilligung ist jederzeit formlos widerrufbar; der Widerruf wirkt für die Zukunft, die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bereits veröffentlichte Aufnahmen werden nach Möglichkeit entfernt; eine vollständige Rückholung aus dem Internet – insbesondere aus sozialen Netzwerken – ist technisch nicht gewährleistet. Aus einer Verweigerung entstehen keine Nachteile.

Minderjährige: Hat die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erteilung das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet, ist zusätzlich die Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Deren Name, das Verhältnis zum Kind und das Datum der Unterschrift werden dann mitgespeichert; das Alter wird zum Zeitpunkt der Erteilung festgehalten. Diese Angaben zu Dritten werden ausschließlich zum Nachweis der wirksamen Einwilligung verarbeitet.

Intern führt die Anwendung daraus eine Übersicht, welche Personen nicht veröffentlicht werden dürfen, damit die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit dies zuverlässig berücksichtigen kann. Wird ein Mitglied anonymisiert oder gelöscht, werden die Einwilligung samt Nachweis-Historie und den Daten der Erziehungsberechtigten vollständig gelöscht.

Zur Durchführung und Dokumentation von Mitgliederversammlungen verarbeitet der Verein die Anwesenheits- und Stimmberechtigtenliste (Name, anwesend ja/nein, stimmberechtigt ja/nein), die Tagesordnung mit Verlauf, gestellte Anträge samt Abstimmungsergebnis (Ja-/Nein-Stimmen und Enthaltungen als Summen) sowie Kandidaturen und Wahlergebnisse. Rechtsgrundlage sind die Erfüllung der Mitgliedschaftspflichten und die gesetzlichen bzw. satzungsmäßigen Vorgaben des Vereinsrechts (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO i. V. m. §§ 32, 27 BGB und der Vereinssatzung).

Abstimmungen werden ausschließlich als Summenerfasst – es wird nicht gespeichert, wer wie abgestimmt hat. Bei Wahlen werden die Stimmenzahlen je Kandidatin bzw. Kandidat festgehalten, wie es für die Nachvollziehbarkeit des Wahlergebnisses erforderlich ist. Namen werden als Momentaufnahmegespeichert, damit ein späteres Ändern der Mitgliederdaten das Protokoll nicht verfälscht.

Aus diesen Angaben erzeugt die Anwendung auf Knopfdruck ein Versammlungsprotokoll im Schriftverkehr (siehe Ziffer 13); gewählte Ämter können in die Ämterhistorie des Mitglieds übernommen werden. Protokolle unterliegen den vereins- und satzungsmäßigen Aufbewahrungspflichten und bleiben deshalb auch nach einem Austritt erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Bei einer Anonymisierung werden die Namens-Angaben in Anwesenheits- und Kandidatenlisten entfernt; die Zahlen bleiben als anonymer Nachweis der Beschlussfähigkeit und der Wahlergebnisse bestehen. Die als Freitext erfassten Funktionsangaben Versammlungsleitung und Protokollführung sind Bestandteil des Protokolls und bleiben als solcher erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Für den Beitragseinzug werden Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN, BIC) und SEPA-Mandatsdaten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Beitrags-, Spenden- und Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von in der Regel 8–10 Jahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. AO/HGB) und bleiben deshalb auch nach Austritt oder Anonymisierung erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Für altersabhängige Beitragsstufen (z. B. Kinder-/Erwachsenenbeitrag) wird aus dem Geburtsdatum das im jeweiligen Beitragsjahr erreichte Alter abgeleitet, um die zutreffende Beitragsart automatisch zuzuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. der Beitragsordnung). Es findet keine darüber hinausgehende Profilbildung statt.

SEPA-Vorabinformation & Mahnwesen: Vor einem Lastschrifteinzug informiert der Verein die betroffenen Mitglieder per E-Mail über Betrag, Einzugsdatum, Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer (Vorabinformation, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); dabei wird die Kontonummer nur verkürzt dargestellt. Bleibt ein Beitrag nach Fälligkeit offen, versendet die Anwendung – sofern aktiviert – gestufte Zahlungserinnerungen und Mahnungen und eskaliert zuletzt intern an die Beitragsverantwortlichen. Zum Nachweis werden je Mahnung Stufe, Zeitpunkt und die verwendete E-Mail-Adresse gespeichert; bei einer Anonymisierung des Mitglieds wird die Adresse aus diesem Protokoll entfernt. Der Bankeinzug selbst wird nicht durch die Anwendung ausgelöst – sie erzeugt lediglich die SEPA-Datei für die Bank.

Der Verein führt ein Kassenbuch (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) mit Datum, Betrag, Kategorie, Verwendungszweck, Belegnummer und – sofern angegeben – der Angabe, an wen bzw. von wem gezahlt wurde. Zu jeder Buchung und zu jeder Auslagenerstattung kann zusätzlich der Beleg als Datei (PDF, JPG oder PNG) hinterlegt werden. Ein solcher Beleg enthält regelmäßig auch Daten Dritter – etwa Name und Anschrift des Zahlungsempfängers auf einer Quittung oder Rechnung. Diese Angaben können Personenbezug haben und dienen der ordnungsgemäßen Buchführung sowie der Kassenprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. AO/HGB und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bei Auslagenerstattungen werden zusätzlich der Name der auslegenden Person (auf Wunsch verknüpft mit dem Mitgliedsdatensatz), Beschreibung, Datum und Betrag der Auslage sowie der Bearbeitungsstand (eingereicht / genehmigt / abgelehnt inkl. Begründung / ausgezahlt) gespeichert. Bei der Auszahlung entsteht daraus eine Ausgabenbuchung im Kassenbuch. Wird das Mitglied anonymisiert, wird die Namensnennung entfernt – auch im Dateinamen eines hinterlegten Belegs; Betrag, Datum und Status bleiben als anonymer Nachweis für die Kassenprüfung erhalten. Die Beleg-Datei selbst bleibt erhalten, weil sie Buchungsbeleg ist und der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Buchhaltungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8–10 Jahre) und sind davon ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Die Anwendung führt keine Zahlungen aus – „ausgezahlt“ ist eine reine Buchung. Der Zugriff ist auf Benutzer mit dem Kassenbuch-Recht beschränkt; Genehmigungen erfordern ein eigenes Recht (Vier-Augen-Prinzip).

Zur Organisation von Auftritten und zur Pflege von Förderbeziehungen verarbeitet der Verein auch Kontaktdaten von Auftraggebern sowie Sponsoren und Spendern (Name, ggf. Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Notizen und Kontaktverlauf inkl. Angeboten) – zur Anbahnung und Durchführung von Auftritten bzw. Zuwendungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und aus berechtigtem Interesse an der Pflege dieser Beziehungen (lit. f). Zur internen Organisation vergibt das System dabei automatisch eine fortlaufende Ordnungsnummer (Auftraggeber- bzw. Sponsorennummer). Ausgestellte Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO) und bleiben deshalb auch nach Ende der Beziehung gespeichert. Werden Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben, informiert der Verein sie nach Art. 14 DSGVO.

Zur satzungsgemäßen Vereinsarbeit erstellt und archiviert der Verein Schriftverkehr-Dokumente (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. der Vereinssatzung; bei Briefen an Dritte auch lit. f). Darin können personenbezogene Daten enthalten sein: Empfängername und -anschrift, Namen von Funktionsträgern (Unterschriftszeilen) sowie bei Sitzungsprotokollen Anwesenheits- und Abwesenheitslisten, Wortbeiträge und Beschlüsse mit Abstimmungsergebnissen.

• Anwesenheitslisten in Protokollen können aus der Mitgliederliste übernommen werden; der Name wird dabei fester Bestandteil des Protokolls. Protokolle dokumentieren die vereinsrechtlich gebotene Beschlussfassung und bleiben deshalb auch nach Austritt oder Anonymisierung eines Mitglieds erhalten (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Finalisierte Dokumente werden als PDF in der Dokumentenablage archiviert (siehe Ziffer 11); Zugriff haben nur angemeldete Benutzer mit Schriftverkehr-Recht.
• Entwürfe können jederzeit gelöscht werden; auch finalisierte Dokumente kann der Verein löschen, soweit keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

• E-Mail: Der Versand (Termin-Einladungen, Erinnerungen, Passwort-Reset) läuft über den vom Verein konfigurierten Mailserver; die Verbindung zum Mailserver ist TLS-verschlüsselt.
• Push-Benachrichtigungen: Nur nach ausdrücklicher Aktivierung im eigenen Profil wird die Geräte-Registrierung (Endpoint, Schlüssel, Gerätekennung) gespeichert; sie ist dort jederzeit löschbar. Versendet werden Erinnerungen und interne Hinweise (Aufgaben- und Termin-Erinnerungen – letztere nur an Personen, die dem Termin zugeteilt sind –, Rundschreiben sowie Tageshinweise an Berechtigte). Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des jeweiligen Browser-Herstellers (siehe Ziffer 12).
• Mitteilungszentrum & Kanalwahl: Benachrichtigungen (z. B. Erinnerungen, Termin-Änderungen, Rundschreiben) werden je Benutzer als In-App-Mitteilung gespeichert (Titel, Kurztext, Gelesen-Status) und sind nur für den jeweiligen Benutzer sichtbar. Gelesene Mitteilungen werden nach 60 Tagen, alle spätestens nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Ob zusätzlich E-Mail und/oder Push zugestellt wird, wählt jeder Benutzer selbst je Anlass (Mitteilungen → Einstellungen); die Wahl wird als Einstellung zum Konto gespeichert. Einladungen mit Kalender-Anhang werden davon unabhängig per E-Mail versendet.
• Kalender-Abos (webcal/ICS): Termin-Feeds sind über geheime, nicht erratbare Links erreichbar, können ein Ablaufdatum haben und jederzeit deaktiviert werden. Zu jedem Abo werden Empfängername, E-Mail-Adresse und Abruf-Metadaten (letzter Zugriff, Zähler) gespeichert.
• Terminfindung (interne Umfragen): Zur Abstimmung von Terminen kann der Verein eine interne Umfrage anlegen und Mitglieder oder Benutzer einladen. Je Teilnehmer werden Name, E-Mail-Adresse (für die Einladung), ein persönlicher, geheimer Antwortlink und die abgegebene Rückmeldung je Terminvorschlag (ja/nein/vielleicht) gespeichert. Die Beantwortung erfolgt über den Link ohne Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, vereinsinterne Organisation). Bei einer Anonymisierung des Mitglieds werden Name und E-Mail des Teilnehmers entfernt.

• Dokumente (Mitglieds-/Rechnungsdokumente, Mitgliedsfotos, Schriftverkehr-PDFs, Briefkopf-Bilder, Kassenbuch- und Erstattungsbelege) liegen in der vereinseigenen Nextcloud (Anbindung derzeit aktiv, Übertragung nur über HTTPS). Der Abruf ist nur angemeldet und mit entsprechendem Recht möglich.
• Datensicherungen werden serverseitig erstellt; es werden die letzten 14 Sicherungen aufbewahrt, ältere automatisch gelöscht. Automatische Sicherungen werden verschlüsselt abgelegt (Backup-Passwort ist gesetzt).
• Einmaliger Neustart im Testbetrieb. Wird die Anwendung zunächst zum Ausprobieren betrieben, kann die Administration den Testbetrieb mit einem einmaligen „Go-Live-Schnitt“ beenden. Dabei werden alle Betriebsdaten (u. a. Mitglieder, Termine, Finanz- und Kommunikationsdaten) unwiderruflich gelöscht, während die Konfiguration (Rollen, Vereinsdaten, Kategorien, Vorlagen) erhalten bleibt. Die Funktion ist ausschließlich vor der produktiven Nutzung verfügbar und lässt sich nur ein einziges Mal ausführen.
• Archiv in der Nextcloud. Zusätzlich zur Ablage in der Anwendung wird eine Kopie der erzeugten Unterlagen in der vereinseigenen Nextcloud abgelegt, damit sie auch ohne die Anwendung auffindbar bleiben. Ordner- und Dateinamen sind dabei sprechend: Unterlagen, die einem Mitglied zugeordnet sind, liegen in einem Ordner, dessen Name die Mitgliedsnummer und den Namen des Mitglieds enthält. Vereinsunterlagen (Rechnungen, Schriftverkehr, Termin- und Kassenunterlagen) und personenbezogene Akten liegen in zwei getrennten Ordnern, die getrennt freigegeben werden können. Welche Unterlagen gespiegelt werden, ist im Bereich Nextcloud-Archiv einstellbar; Datensicherungen werden nur dann übertragen, wenn ein Backup-Passwort gesetzt ist und sie damit verschlüsselt sind. Für die in der Nextcloud abgelegten Kopien gelten die Zugriffsrechte und Löschregeln der Nextcloud – ein Löschen in der Anwendung entfernt die Kopie dort nicht automatisch.

Eine Übermittlung an Dritte findet nur statt, soweit sie zum Betrieb erforderlich ist: an den Hosting-Anbieter des Servers, den E-Mail-Provider für den Versand, den Betreiber der angebundenen Nextcloud, die Push-Dienste der Browser-Hersteller (siehe unten), die OpenStreetMap-Geodienste für den Termin-Check (siehe Ziffer 14a), das vereinseigene Mitgliederportal NOS World (siehe Ziffer 12a) sowie an Banken im Rahmen des SEPA-Einzugs. Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, schließt der Verein Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Bei aktivierten Push-Benachrichtigungen wird die Zustellung über den Push-Dienst des jeweiligen Browser-Herstellers vermittelt (z. B. Google, Mozilla, Apple); dabei können Server außerhalb der EU/des EWR beteiligt sein. Übermittelt werden im Wesentlichen die Geräte-Adresse (Endpoint) und Zustell-Metadaten; die Benachrichtigungs-Inhalte sind auf dem Transportweg Ende-zu-Ende-verschlüsselt und für den Push-Dienst nicht lesbar. Etwaige Drittlandübermittlungen stützen die Anbieter auf Angemessenheitsbeschlüsse (z. B. EU-US Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

Für den Termin-Check werden Veranstaltungs-Adressen an den Geocoding-Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO) und Koordinaten an den Routing-Dienst des FOSSGIS e. V. (Deutschland) übermittelt – Einzelheiten in Ziffer 14a.

Darüber hinaus erfolgt keine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR.

Der Verein betreibt mit NOS World ein eigenes, internes Mitgliederportal. Es läuft auf einem vom Verein selbst betriebenen Server; ein Dritter erhält die Daten dadurch nicht. Übertragen wird ausschließlich für Mitglieder, die dafür ausdrücklich freigegeben wurden – ohne diese Freigabe verlässt kein Datensatz die Vereinsverwaltung. Die Freigabe kann jederzeit entzogen werden; das Portal-Konto wird dann gesperrt.

Übertragene Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer, Geburts- und Eintrittsdatum, laufende Vereinsämter, Zugehörigkeit zu Tanzgruppen, die Angabe „minderjährig“ sowie der Stand der Bild-/Medien-Einwilligung (getrennt nach vereinsinterner und externer Verwendung). Ein Widerruf der Bild-Einwilligung wird mit übertragen. Ergänzend werden bestätigte und durchgeführte Termine gespiegelt (Titel, Beschreibung, Ort, Zeit, Terminart, beteiligte Tanzgruppen und die eingeteilten – ebenfalls freigegebenen – Mitglieder).

Nicht übertragen werden insbesondere Anschrift, Telefonnummern, Bankverbindung und SEPA-Mandat, Beiträge und Zahlungsstände, Notfallkontakte, Notizen sowie bei Terminen Gage, Auftraggeber und Rechnungsstatus.

Einladungen: Auf ausdrückliche Veranlassung des Vorstands versendet das Portal eine Einladungs-E-Mail an die hinterlegte Adresse. Ein automatischer Versand findet nicht statt.

Rückmeldung aus dem Portal: In die Vereinsverwaltung zurück fließen nur Zustandsangaben zum Konto – ob eine Einladung angenommen wurde, ob eine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet ist und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Inhalte aus dem Portal (etwa Beiträge oder Fotos) werden nicht zurückübertragen.

Rechtsgrundlage ist die Mitgliederverwaltung und -kommunikation im Rahmen der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. das berechtigte Interesse an einer vereinsinternen Informationsplattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Bild-Einwilligungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS) und ist zusätzlich auf den bekannten Server des Portals sowie einen dort hinterlegten Zugangsschlüssel beschränkt. Scheidet ein Mitglied aus oder wird die Freigabe entzogen, sperrt die Anwendung das Portal-Konto automatisch.

Die Sperrung verhindert den Zugriff, ist aber keine Löschung: Die bereits übertragenen Angaben und die gespiegelten Termine bleiben im Portal gespeichert und werden dort nach dessen eigenen Löschregeln entfernt. Wer die Löschung im Portal wünscht, wendet sich an den Vorstand; sie wird dort gesondert vorgenommen. Dasselbe gilt für Kopien in der Vereins-Cloud (siehe Ziffer 11).

• Auskunft (Art. 15): Benutzer laden ihre Kontodaten im Profil selbst herunter; für Mitglieder erstellt die Mitgliederverwaltung eine vollständige Datenauskunft als Datei.
• Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17): Daten können korrigiert werden; Mitglieder werden auf Wunsch anonymisiert – dabei werden alle identifizierenden Daten, Dokumente und Protokoll-Details entfernt, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ausgenommen sind insbesondere Buchungsbelege (Kassenbuch und Auslagenerstattungen): Sie bleiben als Datei erhalten, ihr Dateiname wird jedoch neutralisiert. Nach einem SEPA-Lastschrifteinzug kann die Anonymisierung um bis zu 13 Monate aufgeschoben werden – so lange muss der Verein Mandat und Bankverbindung für den Fall einer Anfechtung der Lastschrift nachweisen können (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).
• Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde (Art. 77): bei der für den Verein zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Anfragen richtest du formlos an den Vorstand (info@narrhalla-oberschleissheim.de).

Für die Vereinsorganisation werden ein Inventar (Equipment), eine Schlüsselverwaltung und Checklisten geführt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO i. V. m. der Vereinssatzung). Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Equipment/Inventar: Zu einem Termin eingeplantes Equipment kann mit einer verantwortlichen Person (Mitglied) verknüpft werden; zu Wartungseinträgen wird der erfassende Benutzer gespeichert. Hochgeladene Belege/Fotos werden in der Dokumentenablage abgelegt (siehe Ziffer 11).
• Schlüsselverwaltung: Zu jedem Ausgabevorgang werden Inhaber (Mitglied oder – bei externen Personen – ein Freitextname), Ausgabe- und Rückgabedatum, ein optionales Pfand, Bemerkungen sowie der aus-/zurücknehmende Benutzer gespeichert. Auf Wunsch wird ein Übergabe-/Rücknahmeprotokoll als PDF mit dem Vereins-Briefkopf erzeugt und in der Dokumentenablage abgelegt (siehe Ziffer 11). Die Ausgabe-Historie dokumentiert die Verantwortung für sicherheitsrelevante Schlüssel und bleibt zu diesem Zweck erhalten; solange ein Mitglied einen Schlüssel nicht zurückgegeben hat, ist seine Anonymisierung/ Löschung gesperrt, bis Rückgabe oder Verlust erfasst sind. Abgeschlossene Ausgabevorgänge (erzeugte Übergabe-/Rücknahmeprotokolle und die zugehörigen Protokolleinträge) werden auch nach einer späteren Anonymisierung des Mitglieds aufbewahrt: Sie dokumentieren, wer wann im Besitz welcher Vereinsschlüssel war, und dienen der Nachweisbarkeit gegenüber Versicherung und Schließanlagen-Betreiber (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie unterliegen der Aufbewahrung des Aktivitätsprotokolls (siehe Ziffer 5) bzw. werden gelöscht, wenn der Ausgabevorgang aus der Schlüsselverwaltung entfernt wird.
• Checklisten: Einzelne Punkte können Benutzern zugewiesen werden; beim Abhaken werden Name und Zeitpunkt des erledigenden Benutzers festgehalten (Nachvollziehbarkeit der Aufgabenerledigung).
• Kostüme, Ornate & Orden: Für die Ausstattung führt der Verein einen Bestand mit Größen und hält fest, wer welches Stück wann erhalten und zurückgegeben hat (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Zusätzlich können Konfektionsgrößen (Ober-/Unterteil, Kleid, Schuhe, Kopfumfang, Körpergröße) gespeichert werden. Diese Angaben sind besonders sensibel, liegen deshalb in einem eigenen Datensatz, sind nur mit dem Kostüm-Recht sichtbar und werden im Aktivitätsprotokoll ohne Werte vermerkt. Bei einer Anonymisierung werden die Größen vollständig gelöscht und die Namen in der Ausgabe-Historie entfernt; noch nicht zurückgegebene Stücke verhindern die Anonymisierung, bis Rückgabe oder Verlust erfasst ist.
• Vereins-DMS: Vereinsunterlagen (Satzung, Verträge, Versicherungen, Behördenschreiben …) werden mit Titel, Kategorie, Datei und optionaler Ablauffrist abgelegt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Ein Dokument kann optional mit einem Mitglied, einem Termin oder einem Auftraggeber verknüpft werden; die Dateien selbst können personenbezogene Daten enthalten. Läuft eine Frist ab, erhalten Berechtigte einmalig einen internen Hinweis. Der Zugriff ist auf Benutzer mit dem DMS-Recht beschränkt; beim Anonymisieren eines Mitglieds wird lediglich die Verknüpfung gelöst, das Dokument selbst bleibt (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
• Notizen: Benutzer können interne Notizen mit formatiertem Text und Schlagwörtern anlegen (berechtigtes Interesse an der Vereinsorganisation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Notiz sieht nur, wer sie angelegt hat, sowie die Benutzer, für die sie ausdrücklich freigegeben wurde. Der Freitext kann Angaben über Mitglieder enthalten; besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheitsangaben) gehören ausdrücklich nicht hinein. Zur Suche wird zusätzlich eine Textfassung ohne Formatierung gespeichert. Notizen werden gelöscht, wenn ihr Eigentümer sie löscht.
• Aufgaben: Aufgaben können mit Fälligkeit und Beschreibung erfasst und einem Benutzer zugewiesen werden; zum Fälligkeitszeitpunkt versendet die Anwendung eine Erinnerung an diesen Benutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gespeichert werden Titel, Beschreibung, Fälligkeit, Erledigungsstand sowie erfassender und zugewiesener Benutzer. Auch hier kann der Freitext Angaben über Mitglieder enthalten.
• Ablaufplan (Running Order): Zu einer Veranstaltung kann ein minutengenauer Programmablauf erfasst werden. Die Programmpunkte enthalten frei eingegebene Angaben, die eine Person oder Gruppe benennen können (Feld „Wer“, z. B. Moderation), sowie Technik-Hinweise. Diese Angaben dienen ausschließlich der internen Ablauforganisation und dem Regie-/Moderations-PDF; wiederverwendbare Vorlagen speichern denselben Aufbau ohne Terminbezug.

Der Zugriff ist auf angemeldete Benutzer mit dem jeweiligen Recht (Inventar, Schlüssel, Checklisten) beschränkt. Änderungen werden im Aktivitätsprotokoll erfasst (siehe Ziffer 5).

Der Termin-Check wertet die bereits gespeicherten Termine der Saison aus und warnt, wenn sich Auftritte derselben Tanzgruppe überschneiden oder die Fahrzeit zwischen zwei Veranstaltungsorten knapp ist (berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Auftrittsplanung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Angezeigt werden auch Doppelbelegungen von Mitgliedern und Funktionen – das sind dieselben Zuteilungsdaten wie in der Terminverwaltung; neue Datenfelder mit Personenbezug entstehen dafür nicht.

Zur Fahrzeit-Berechnung werden Veranstaltungs-Adressen (Ort/Veranstaltungsname, Straße, PLZ, Stadt – nie Personennamen, Termintitel oder sonstige Inhalte) an den Geocoding-Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO) übermittelt; die ermittelten Koordinaten gehen an den Routing-Dienst des FOSSGIS e. V. (Deutschland). Die Ergebnisse werden dauerhaft in der Anwendung zwischengespeichert, sodass jede Adresse höchstens einmal extern angefragt wird. Im Einzelfall kann eine Veranstaltungsadresse eine Privatanschrift sein (z. B. eine private Feier als Auftrittsort). Die Funktion lässt sich in den Einstellungen jederzeit abschalten; dann werden keine Adressen mehr übermittelt.

Die optionale Routenkarte im Tagesdetail lädt Kartenkacheln erst nach einem ausdrücklichen Klick – dann direkt im Browser von tile.openstreetmap.org (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Übermittelt werden dabei die IP-Adresse des Betrachters und der angefragte Kartenausschnitt. Die Entscheidung wird ausschließlich lokal im Browser gemerkt (siehe Ziffer 3) und ist über „Karte ausblenden“ jederzeit widerrufbar; ohne Klick werden keine Kacheln geladen.

An einigen Stellen bietet die Anwendung außerdem Links zu externen Kartendiensten an (z. B. Google Maps zur Zieladresse eines Termins). Diese Links laden nichts automatisch: Erst beim Anklicken öffnet sich der externe Dienst, und dabei werden die im Link enthaltene Veranstaltungsadresse sowie die IP-Adresse des Nutzers an den jeweiligen Anbieter (z. B. Google Ireland Ltd.) übermittelt – nach dessen eigenen Datenschutzbestimmungen.

Stand: 9. August 2026 (einmaliger Go-Live-Schnitt zum Ende des Testbetriebs; Finanz-Protokollfrist, SEPA-Aufschub der Anonymisierung, externe Karten-Links, Versammlungs-Funktionsangaben)

Diese Erklärung wird zusammen mit der Software gepflegt: Ändert sich die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ein Update, wird sie mit demselben Update angepasst. Konfigurationsabhängige Angaben (Mailserver, Nextcloud, Push, Backup-Verschlüsselung, Vereins-Kontaktdaten, Fristen) werden automatisch aus den aktuellen Einstellungen dieser Installation ermittelt.